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财务人手必备的报销制度,您不屯点?

2020-04-21 11:54:56

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企业节约开支,降低公司经营成本,少花钱,多办事,提高公司的经济效益,一份好的公司费用管理制度是少不了的。根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为管理费用支出、营业费用支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

 

一、报销流程规定

适合中小企业的基础报销流程:

1)报销人按规定在财务部填写费用报销单,填写报销时间、报销部门、单据及附件张数、事由(按所发生的票据类别列明费用用途)、金额(大小写须完全一致,小写前要有¥封口,大写前要有ⓧ 封口,无字部分可写零或用横线划掉)、报销人,有原借款的,应填写借款金额,应退余款项。报销票据填写时字体要工整端正、签名要清晰可辨,不得涂改、刮擦等。


2)报销单票据要保持整洁清晰,不允许涂改,不符合规定要求的票据不要粘贴,票据粘贴规则为按票据的时间先后、按票据类别顺序依次左对齐粘贴到报销凭证粘贴单上,注意请不要把发票上的数字粘上,保持票据的明晰性。


3)财务每周报销一次,各位员工每周一将报销票据上交财务部(节假日顺延),票据间隔时间不能超过x个工作日,如有特殊情况,必须写出具体说明,报领导审批。


4)设定报销xx元以上需提前一天通知财务部以便备款。


5)填写完成后的报销单→部门负责人签字→财务预审→总经理审批→交出纳报销。

 

二、发票的规范  

1)在发生各项经济业务时,要索取正规的税务发票或行政事业收费票据。若无法开具正规发票,开具的收据上需有收款单位公章。 


2)发票各项应填写正确,单位名称要填写全称“某某公司名称”识别号(税号)“123456”,发票上不得有涂改。


3)取得发票后要认真核对票据真伪,不得将“查询联”“清单”等撕掉。


4)发票内容应填写明细内容,不得笼统的写为“文化用品”、“体育用品”、“办公用品”等字样。报销时财务部要严格审查发票真伪,对于假票或者不符合规定的票据,一律不得报销。


5)公司可规定内部收据或白条不得作为报销凭证。

 

三、差旅费报销制度

1 差旅费指公司业务人员、管理人员等因公外出(本地或外地)所发生的交通费、住宿费、餐费、出差补贴等费用


2)出差人员出差时“差旅补贴”包含餐费,实行包干发放;“住宿标准” 实行限额内实报实销,超出部分自理;“交通费用”实行实报实销。公司员工划分为部门总监、部门经理(主管)、普通员工三大类,出差人员应根据自己的级别及出差目的地适用不同的具体标准,具体参考如下:

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四、差旅费报销流程

1)预借差旅费在出差人员报销时冲抵报销款,报销时实行多退少补的原则


2)出差人员应于出差返回3天内,填写《差旅费报销单》,将差旅票据按顺序和类别粘贴整齐,在每张票据后面注明票据金额、用途及时间,并附《出差申请单》 


3) 普通人员、主管级人员的报销单分别由部门主管、经理批准,再交由财务审核后方可至出纳处领款,经理级人员的报销单先由财务审核后送交总经理批准,再到出纳处领款


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差旅注意事项:

1员工报销时按财务部门规定填制报销单据,附原始票据:包括出差申请、机票(明折明扣票)、火车票、汽车票、船票、住宿发票、会议通知、过路费、过桥费等 ,无本人姓名的原始发票须在背面签名。

 

2出差补助天数=出差返程日期-出差出发日期。

 

3原始票据丢失、毁损的,当事人需作出详细书面说明及需报销单据明细项目、金额,经直属上级与所在部门第一负责人签批后,报上级领导签批报销。

 

4须按财务规定取得并填写真实合法的凭证。对项目填写不完整或字迹模糊不清的不予报销;对涂改、伪造或变造原始票据、虚报出差天数的,不予报销。

 

5)超标乘坐交通工具的,其交通费的报销,按其应乘坐的交通工具类别计算报销金额,超额部分自行承担。

 

6)乘坐飞机的,订票费、改签费、退票费、往返机场的车费不予报销。

 

五、招待费的报销制度

相应的费用参考标准

1)礼品:公司对外赠送礼品、礼金、现金等购物卡价物,须填写招待费申请单,经领导批准同意后,方能办理报销。


2)招待费将遵守先审批后报销的报销程序。如无审批单,公司将不予报销。


3)不同城市,不同级别客人的招待标准参考如下:

  总经理级以上人员参加的:平均每人不超过500元;

处长级以上人员参加的:平均每人不超过200元:

  普通客户人员:平均每人不超过100元;

此外对于特殊重要客户,可以参照总经理级最高级别招待标准。对于特别重要的招待如果超过最高限定标准需事先向领导通报。

职能部门人员如果需要发生业务招待费,原则上应该控制在200元以下,超过200元需先经过领导审批。


4)若报销时的实际金额如超出审批范围,将不予报销超出部分。

报销流程:招待费由经办人持有审批单按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。

 

六、出租车、汽车加油费报销

1、油费报销标准

1)因公务用车制度改革而以现金、报销等形式向职工个人支付的收入,均应视为个人取得公务用车补贴收入,按照“工资、薪金所得”项目计征个人所得税。


2)个人因公务用车和通讯制度改革而取得的公务用车、通讯补贴收人,扣除一定标准的公务费用后,按照“工资、薪金”所得项目计征个人所得税。按月发放的,并人当月“工资、薪金”所得计征个人所得税;不按月发放的,分解到所属月份并与该月份“工资、薪金”所得合并后计征个人所得税。


3)而私车公用现在已经很普遍了。看公司情况而定,可以按比例报销,例如油费80%,过路费实报实销。汽油费必须真实,内容真实,且形式真实,即票据是真实的。不能由其他票据代替,或不同形式的车票代替。费用报销要合理,比如加油最大量是否与油箱满载量相当;用油是否与实际情况相当,一天加几次或短期内加油量与路程相符;另私人的费用或者不相关的费用不得报销。

如果以上都无法判断,可以按月规定以最高限额报销,机关事业单位按国家或省政府财政厅相应规定。企业单位由公司内部自行制定,并形成文件方式,限额一般一年内不得变动。

 

2、市内因公加班产生的交通费,交通费应保存相应车票报销。

 

3、规定发现报销的交通费出租车票与公司出入记录或加班记录不符,并查证属虚报,公司将给予一定惩罚。

 

七、办公费、采购费的报销

公司为了合理控制费用支出,此类费用大部分由公司行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。

一般申请:公司行政部根据需求和库存情况,采购时根据公司相关规定填写采购申请单;报销人持有采购申请单按日常报销规定及一般流程办理报销手续即可。

 

为了协调公司对内、对外的业务工作安排,公司可规定报销时间,方便员工费用报销,财务部将按照规定时间进行报销,若公司财务部每周一为财务报销日,而当月的最后一个报销日在该月26日以后,为便于财务部集中时间月末结账,那便停止该报销日的财务报销。另公司对于借支、紧急或特殊业务可调整不受报销日时间限制,随时办理。