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凭证整理入柜存档高效指南,收藏起来!

2020-11-04 09:44:21

会计凭证至少要保存15年,凭证装订是一件简单又繁琐的工作,但也是一名合格的财务人员的基本功。


如何快速完成装订?

怎么做美观又符合规范?

怎样才能省时省力?

……


这些都是在整理过程中需要考虑的问题。今天,就来讲一讲怎么解决这些问题,有序的开展装订工作吧。







检查整理


第一步:分类整理,按顺序排列,检查日期、编号是否齐全,是否缺页,漏编。


第二步:按凭证汇总日期归集,确定装订成册的本数。


第三步:摘除凭证内订书钉、回形针等金属物品。


注意

较大的纸张或附件要折叠与记账凭证大小一致;
较小的凭证很容易造成“头小肚子大”,
如果附件从粘贴单左边边界线开始贴起,
并适当多贴几张,就能保证一份凭证左右厚度一致。
并且,要避开装订线,以便翻阅保持数字完整。


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为了减少以上所说的纸张过大或者过小带来的麻烦,金蝶的手写费用报销单据和凭证打印纸是一个不错的选择,它们尺寸大小和发票大小一致,很大程度上减少整理的时间。

第四步:整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。


第五步:检查记账凭证上有关人员的印章是否齐全。


装订前准备


在开始装订前介绍几个 小技巧 


1、坚持在凭证成册前的最后一刻检查一次凭证号,减少串号或者少一页凭证需要重订的几率。


2、在凭证封皮固定前按上数码,避免成册后数码按错造成的不美观甚至返工。


3、以右、下两面为基准追求凭证四面齐。这样做可以更好的粘贴封皮。我们装订凭证,要追求四面都整齐,有时因实际情况所限达不到,那至少要做到右、下两面齐。一本凭证平放在桌上,最先映入眼帘的是凭证的下面。而右边对齐,就是左边不太齐也好处理——在装订成本后,用刀片对左边打磨。


凭证封面推荐使用金蝶包角款凭证封面,可以自由调节厚度,封底封面分开分别附在会计凭证的前面和后面。


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将凭证的棱角对齐,用两个大夹子固定住。

在要折叠包角时会形成痕迹的地方用铅笔画一笔线。这条线就是之后在装订凭证打洞不能跨越的线。




开始装订


第一步:打开金蝶K30M手动财务装订机电源,调节高度,将凭证位置调整好之后,在凭证的左上角打两个孔。


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和装订机配套铆管使用效果更佳~


第二步:将铆管放到打好的孔内,用装订机将铆订订到了凭证上。


第三步:使用装订机装订好凭证之后,要将包角纸向均匀涂抹胶水并粘贴在封面上。


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第四步:填写封面。


第五步:填写凭证盒的封面内容,将成册的会计凭证装入凭证盒内。

注意事项


1.对于数量过多的原始凭证,如工资结算表、领料单等,可以单独装订保管,但应在封面上注明原始凭证的张数、金额,所属记账凭证的日期、编号、种类。


2.各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并注好日期和编号。


凭证装订就是会计基础工作的缩影,经办人附件粘贴、会计制单整理凭证、凭证装订,无论那一道程序出了问题,都不会有最后完美的结果。