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切记!9月1日起发票背面要签字!不然,会计要当背锅侠!

2021-09-07 09:00:38

      刚刚!假发票被查了,350亿!24.8万家受票客户!假票泛滥要当心!今天起,发票背面要签字,否则会计成背锅侠


切记!9月1日起发票背面要签字!不然,会计要当背锅侠!(图1)

破获特大制售假发票案

涉案350亿!受票客户24.8万家!


    近日,广东珠海市公安局侦破了一起全国首宗利用新型的网络技术实施制造销售假发票案件。经查,此案涉及假发票数量达110万余份,票面总金额约350多亿元,受票客户共约24.8万家,遍及全国30个省份。

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假票泛滥,财务人员对自己经手的发票一定要仔细审核,擦亮眼睛,有问题的发票一定不能报销入账。


如果真的发现是假发票,但找不到经办人,不能换取合规的发票怎么办?我这里有一个小办法能够帮到大家,就是发票背面要签字!很多人抬杠说没必要这样做,下面这个案例告诉你,发票背面不签字,会计成背锅侠!



切记!9月1日起发票背面要签字!不然,会计要当背锅侠!(图3)

发票背面不签字

会计成背锅侠!


某机构在税务检查时,发现了很多张内容写着“办公用品”,金额多是“9900元”“9600元”的发票,并且还发现了两张发票流水号与开票日期颠倒的异常情况,被怀疑是假发票,申请税务机关鉴定,被证实是假的。

在法庭上,当事人律师提出:这些发票是假的没错,但这些假发票并不是当初他的当事人报销的那些发票!在发票报销后,这些资料就在财务部保管了,现在出示的发票并不是当时提供的票据,因为这些发票并没有当事人的签字证明是当事人所提供的发票的证据——按照证据链来讲,这中间确实缺少一环。最后该案以证据不足为由,判决当事人无罪。


但会计遭殃了,公司的损失老板都算到了会计头上,老板认为是因为会计管理不严造成的,需要承担责任!


从这个例子,我们能看到要求在发票背面签字是很有必要的,这与假发票较易取得、屡禁不止也有关系。我们财务人员,尤其是财务部负责人,在制定制度时,要加上一条:所有报销票据都要求经手人签字并注明日期,并严格执行。


另外,报销票据还需要填写报销单,需要主管领导签字审批,才能报销!


华为对费用报销审批有以下几点要求:

首先,由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核,不审核有几个原因:

第一,费用的真实性应由报销人员的主管领导把关,因为他们才真正知情;

第二,费用审核工作量很大,成本效益上不划算。

譬如,公司全年120万笔费用报销,每一单审核需要3分钟的话,总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?

有人担心,有人虚假报销怎么办呢?除了前端主管领导的把关,华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式,如果抽查发现有问题,弄虚作假者会受到较重的处罚。

其次,限定领导电子审批的时间。

为了保证费用报销审批的及时性,华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的,系统将自动跳转到下个环节,默认本环节审批人已经同意。

当然,默认审批通过出了问题的,仍需由该审批人承担。另外,公司会定期提取审批时效记录予以通报,超时审批会给予批评。

第三,限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月,但未超过六个月,需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的,不能报销。

第四,丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢了,只要能证明费用真实发生了,也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

为什么只报销一半呢?一方面,发票丢失了,所报销的费用不能在所得税前扣除,这意味着公司要承担25%的所得税损失,这部分损失是员工造成的,理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质,可视作对个人粗心大意弄丢发票的警示。

华为的报销审批制度由主管审核费用,保证了费用的真实性,又限定报销时限,保证了费用报销的及时性,还简化了流程,值得我们学习!


除此之外,费用报销不能光凭一张发票,还需要其他内部或者外部凭证!如果报销时所附资料不全面,依然面临稽查风险!不信你看下面的案例!

切记!9月1日起发票背面要签字!不然,会计要当背锅侠!(图4)

费用报销不能光凭一张发票

业务的有效凭证有哪些?


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划重点:


该企业税前列支的会议费不符合税收规定,被定性为偷税13204.53元,被处罚款和滞纳金。


那么会议费的内容包括什么呢?


根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行[2013]286号)中会议费管理办法第十四条规定:“会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。”


会议费证明材料又有哪些呢?


根据《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》(2011年1号)规定:十四、关于会议费的扣除问题对纳税人年度内发生的会议费,同时具备以下条件的,在计征企业所得税时准予扣除。


(一)会议名称、时间、地点、目的及参加会议人员花名册;(二)会议材料(会议议程、讨论专件、领导讲话);(三)会议召开地酒店(饭店、招待处)出具的服务业专用发票。


企业不能提供上述资料的,其发生的会议费一律不得扣除。


提醒各位注意!光靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的,如果光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。


会计们赶快自查一下本公司有没有类似的情况,仅凭一张发票报销,没有其他证明,很容易引发税务稽查风险,被认定为偷税就麻烦了!


下面我们给大家总结了8种需要发票+其他证明才能入账的费用支出,供大家参考!

 

1、实物资产

如:购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等,是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全,是否有采购合同,是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应,是否有从第三方开票,是否舍近求远采购,成本费用率是否明显超过行业合理水平。


2、租金发票

是否有行政办公部门审核确认手续,是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。


3、业务招待费

业务招待费报销,是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批,大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重点,如果没有清单,可能会认为虚假消费。


4、差旅费

差旅费报销单内容是否填写齐全,所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。


5、会议费

会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料,是否有与会议无关费用(如旅游费)列支。


6、工资薪金

是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工作薪金的个人所得税,工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。


7、运费

运费报销,是否有运费报销单,起运地和运达地是否与运费报销单相吻合,是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。


8、油费

加油费报销,报销的加油费是否为本公司车辆,本公司账面上是否有车辆,加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。


9、水电费

水电费报销,发票上的字码是否与水表、电表的字码相符,是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少,但水电费却很高。

来源:武汉市税务局、中央人民广播电@微博、税台